Sistema de gestión de turnos: cómo funciona

Empresas e instituciones públicas utilizan de forma habitual sistemas de gestión de turnos para organizar el acceso a sus servicios de atención. Con la pandemia y la limitación de aforos por causas sanitarias, estas herramientas se han convertido en fundamentales para cualquier negocio y organización, pues evitan colas y ofrecen un servicio de mayor calidad y seguridad a los usuarios. Un buen sistema de gestión de turnos como AdvanQtime, por ejemplo, es la mejor forma de gestionar las entradas a un negocio, monitorizando y registrando de forma centralizada los turnos y órdenes de entrada.

Que es un sistema de gestión de turnos

Un sistema de gestión de turnos es un programa informático que se utiliza para gestionar los turnos en un punto de atención al cliente. Este software ofrece un sistema centralizado para gestionar y monitorizar el orden de llamada de los usuarios o clientes, facilitando una mejor organización de un servicio de atención pública.

En el sector sanitario, los gestores de turnos como el de AdvanQtime se han convertido en elementos fundamentales para gestionar el estado de las visitas y turnos de los pacientes. Con este tipo de programas es mucho más rápido y eficiente llamar al siguiente paciente y evitar largas colas de espera (mejorando la calidad del servicio).

Cómo funciona un sistema de gestión de turnos

El funcionamiento de un sistema de control de turnos se basa en un software que es el encargado de registrar las entradas de forma automatizada. A través de una app, web o dispositivo específico, el usuario puede solicitar una cita entre las fechas y horarios que el programa le presente, asignándole un número de citas para que pueda identificarlo a la hora de acudir a consulta, farmacia o comercio.

El software se encarga de gestionar los turnos de manera automática, ocultando las citas ya registradas para que no se dupliquen. Además, incorpora otras opciones como la gestión de los turnos cada vez que un usuario esté atendido para que salte al siguiente, asigna cada cita a un trabajador concreto, permite forzar citas fuera de hora para casos excepcionales, etc.

Sistema de gestión de turnos

Cuáles son las ventajas de utilizar un gestor de turnos en tu negocio

Implantar un sistema de gestión de turnos es una de las mejores decisiones que puede tomar una empresa para optimizar su atención al público y para evitar problemas relacionados con la masificación en sus puntos de venta y atención.

En algunos sectores como el regulado (empresas sanitarias, farmacéuticas…), los gestores de turnos se han vuelto herramientas indispensables para poder ofrecer un servicio de calidad y bien organizado.

Las principales ventajas de utilizar un gesto de turnos en una empresa son:

Mejora la calidad del servicio

Con un buen sistema de gestión de los turnos en una empresa se reduce la sensación de espera de los clientes o pacientes, que pueden ir controlando, en todo momento, el lugar en el que se encuentran en la cola y predecir aproximadamente cuando es su turno.

Estos elementos organizativos proyectan una imagen de un servicio profesional y organizado, lo que tienen un gran impacto en usuarios, clientes, pacientes…

Facilita el trabajo de los empleados

Los trabajadores de un negocio se adaptan fácilmente a su sistema de gestión de turnos, ya que les facilita mucho su trabajo. Entre las distintas ventajas que les proporciona esta herramienta a los trabajadores tenemos:

  • Evita que tengan que gestionar los turnos de manera manual, dejando que el software haga todo el trabajo de forma automatizada.
  • Eliminan la necesidad de intervenir en posibles disputas o incidentes entre clientes en relación con su turno de atención.
  • Desaparecen los temidos momentos en que los trabajadores de atención pública se ven inquiridos por múltiples clientes de manera simultánea.
  • Facilita la conciliación de otras funciones con la atención al público.
  • Es más sencillo para los trabajadores ajustar y cumplir sus tiempos de descanso (desayuno, por ejemplo).
  • Facilita el trabajo colaborativo repartiendo la atención de forma ecuánime entre los distintos trabajadores.

Aporta información de valor

Una característica muy interesante de este tipo de programas es la posibilidad de almacenar datos que luego pueden consultarse y analizarse para obtener información útil para la empresa.

Por ejemplo, se puede establecer cuáles son los periodos del día o semana donde más asistencia haya, o qué trabajadores han tenido mayor rendimiento.

Es sencillo de implementar

Un sistema de gestión de turnos es muy sencillo de implementar, tanto en cuanto a instalación de la infraestructura como en la instalación y configuración del software.

AdvanQtime es un ejemplo de la sencillez de implantación de este tipo de soluciones, ya que su curva de aprendizaje es muy suave, por lo que en muy poco tiempo los trabajadores dominarán todas sus opciones y utilidades. Por lo tanto, implantar y comenzar a funcionar con este tipo de gestor de turnos es muy rápido y sencillo para la empresa.

Ofrece una gran rentabilidad

Un sistema moderno y avanzado de gestión de turnos como el de AdvanQtime tiene un alto retorno de la inversión o ROI, es decir, que la inversión económica necesaria para implementarlo es muy baja en relación con todos los beneficios que aporta.

Realizar una inversión en un gestor de turnos es invertir en mejorar la atención al cliente y el funcionamiento interno del negocio, consiguiendo alcanzar un mayor nivel de productividad y competitividad del negocio.

Con un buen software de gestión de turnos, las empresas realizan una inversión rentable que les diferencia de sus principales competidores.

Incremento de las ventas

Un gestor de turnos optimiza la atención al cliente, facilitando atender de manera óptima a un mayor número de clientes al día. De esta forma, el número de ventas o servicios contratados se ve incrementado notablemente, lo que incide directamente en un aumento de los beneficios del negocio.

Con un sistema de gestión de turnos elevarás la calidad de tu servicio presencial a clientes a un nuevo nivel. Si necesitas el mejor software de gestión de turnos no lo dudes y contacta con Advantecnia. Te ofreceremos un servicio personalizado para que puedas implementar la mejor solución según las necesidades y características propias de tu empresa, bien sea un hospital, farmacia, residencia de mayores…

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